När året närmar sig sitt slut kämpar människor överallt för att hitta en viss sken av normalitet under en verkligt turbulent period. Men många har fortfarande ansvar som kräver att de är funktionella och produktiva på någon nivå, och känna att ditt fokus dras i alla möjliga riktningar kan göra ett nummer på din produktivitet. Jag vet att jag inte är ensam när jag säger att mitt fokus har slagit.
Som någon som har arbetat hemifrån hela sitt liv har jag utvecklat många vanor för att hålla mig motiverad och ovanpå allt - men de vanor som brukade fungera för mig är inte längre tillgängliga. Jag kunde tidigare ta mig till mitt pilatescenter för ett träningspass för att öka mina serotoninnivåer eller arbeta på ett kafé eller bibliotek, vilket gav mig en känsla av gemenskap i tystnaden. Eftersom huvuddelen av mitt arbete görs genom mina två bästa vänner (Gmail och Google Drive), var jag tvungen att hitta ett sätt att hantera min arbetsbelastning även när jag känner att det är på sina sista ben.
Jag är en av dem som tror på "inkorgen noll" i slutet av varje dag, och mitt tidigare sätt att hantera i Before Times svarade på e-post när de kom. Men nu när det känns som att allt kommer med dubbelt så normal hastighet, blir jag överväldigad av massan av kommunikation som kommer mot mig från alla vinklar.
För att lägga till lite organisation i mitt liv kom jag på ett sorteringssystem som kunde hjälpa mig att prioritera vad som kräver mest av min bandbredd samtidigt som jag tillgodoser mina visuella behov.
Systemet jag utvecklade är ett knep som jag lärde mig från en designkurs jag gick på college. Vi lärde oss om färgteori, och hur många människor som har naturliga associationer med färger. När vi till exempel ser röda toner tenderar vi att associera mycket aggressiva (och ofta negativa) saker som en lärares röda penna eller en "stör inte" -signal från Slack.
De undermedvetna tips som vi tar från färgtoner har en enorm effekt på hur vi bearbetar information. (Det är därför när du målar dina sovrumsväggar, kanske du vill välja en färg som är lugnande så att ditt sinne är kan slappna av.) När jag öppnar min inkorg och jag bombarderas av e-post är min naturliga benägenhet att stänga min bärbar dator. Standardtekniken är vit, grå och primärfärger: det är de färger som vi ofta associerar med företag (se: Googles hela logotyppalett) och som någon som är mer visuellt påverkad ville jag göra min design varmare och mer personlig.
Processen är enkel men effektiv: Varje gång jag öppnar min e-post tittar jag först på olästa e-postmeddelanden som har kommit på min väg sedan förra gången jag var i min inkorg. Jag tar fem till tio minuter att söka igenom skräppost och bedömer sedan snabbt resten av min e-post: Jag bestämmer vilken etikett den faller under och hur snabbt jag behöver svara.
Till att börja med delade jag upp mina etiketter i fyra kategorier, alla bestämda efter tid: "Svara inom timme", "Svara med EOD", "Svara med EOW" och "Svara när Möjlig." Alla mina tidsetiketter är orange eftersom det är tillräckligt nära rött brådskande, men utan det instinktiva larmet som neonrött sätter igång i vår undermedvetna. Brådskande men inte stressande.
Jag upptäckte att genom att befria mig från trycket att vara ständigt tillgänglig kunde jag faktiskt fokusera mer. Experter har studerat de positiva effekterna av ställa in "kontorstid" för e-post och det har visat sig förbättra effektiviteten, vilket jag upplevde från första hand. Så mycket som jag skojar om att e-postmeddelanden är stressande, för om du skickar en får du plötsligt tre till, det är väldigt mycket skrämmande och stressande när du försöker hålla koll på flera konversationer som alla har olika grader av brådskande karaktär. Genom att skapa ett tidsbaserat märkningssystem kan jag fokusera på vad som behöver prioriteras och vad som kan ses senare på dagen eller veckan.
Jag började lägga till fler etiketter baserat på kategorin i e-postmeddelandet. Detta görs så att jag med en överblick vet vilka av mina uppgifter jag kan försumma mest vid varje given tidpunkt. Här är de färgmärken som jag har passerat utifrån mina egna behov:
Enligt färgteori är gul den första färgen du märker. Eftersom jag främst använder min e-post för arbetsrelaterade saker, ville jag ha en enkel och omedelbar flagga för all arbetsrelaterad korrespondens.
Jag undviker att använda två färger: rött och lila, eftersom de tenderar att spetsa stressgivare i eleven. Vissa färger har mer aggressiva associationer, antingen bara genom mättnad eller genom association (tack vare reklam), och experter har studerat vilka färger som ska undvikas om du försöker stressa dig själv. Precis som de flesta människor inte skulle måla sina sovrum ljusröda, vill du troligen inte titta på skärmen som är prickad med röda etiketter.
Sedan jag började färgkoda min inkorg har jag märkt en betydande förändring till och med bara förväntan på att öppna min e-post. Jag kan visuellt se vad som behöver min uppmärksamhet och när, och systemet ger mig en plan för att ta itu med min att göra-lista.
Jag har använt detta system i några månader nu och medan jag fortfarande befinner mig mer överväldigad av världen på stora, jag kan ompröva vad som behöver prioriteras mer effektivt och i gengäld, vara mer produktiva under sätt. Jag känner mig definitivt mindre pressad att göra allt på en gång och vet, med en enda blick, vad som behöver min uppmärksamhet. Och när pandemin slutar, planerar jag att hålla fast vid det här systemet bara för att det gör mitt liv bara lite mindre stressande, en flik i taget.
