Medan du är upptagen med att försöka navigera i din nya omformade Gmail-inkorg, låt oss göra ett praktiskt förslag som kan förbättra din professionella kommunikationseffektivitet tiofaldigt. Glöm att försöka hålla jämna steg med en bageris dussin mix-and-match e-postetiketter. Du kan effektivt stash varje meddelande du får i tre actionmappar. Här är de.
Det är uppenbart att "Trash" är skräp och "Spam" är spam. Men hur är det med de andra 8000 meddelanden som du verkar få varje dag? De måste åka någonstans, eller hur?
"Senare"
Vad du lägger i det: E-postmeddelanden som kräver att du slutför en uppgift som du inte kan utföra just nu. Snabba svar på 2 minuter eller mindre meddelanden ska göras ASAP, men e-postmeddelanden med långa svar eller meddelanden som ber dig att genomföra en åtgärd kan hänga i den här mappen tills du kan följa upp senare.
Vad du gör med det: Kom ihåg, betyder senare senare; hela systemet misslyckas om du inte följer med den här mappen. När du har 20 minuter att spara under hela dagen, kolla in din "Senare" etikett och följ upp de åtgärder och svar du har lagt ut.
"Håll"
Vad du lägger i det: Meddelanden och trådar med ett smalt användbarhetsfönster. Trådar från kollegor på pågående projekt kan slängas in här, liksom e-postmeddelanden med bekräftelsesnummer eller spårningskoder.
Vad du gör med det: Du stavar trådar här eftersom du behöver enkel åtkomst till dem åtminstone en liten stund så att du kan komma in här för att hitta den information du behöver. Men du måste rengöra detta regelbundet - kanske en gång i veckan eller så? - för att hålla allt friskt och rensligt. Meddelanden flyttas från "Håll" -mappen till antingen "Papperskorgen" eller det här nästa alternativet ...
”Arkiv”
Vad du lägger i det: Detta är ditt långsiktiga e-postbibliotek. Om ett e-postmeddelande innehåller något du känna till behöver du långt senare - som din inloggningsinfo för webbforum eller de slutliga filerna från ett långt genomfört projekt - stapla in det här för senare referens.
Vad du gör med det: Lämna det i fred... tills du behöver något. Använd sedan din e-postklientens sökfunktion för att dra meddelanden från arkivbiblioteket och få den information du behöver direkt.