Jag pratade med någon om e-post häromdagen och lyssnade på dem klaga på hur de bara inte kunde få saker under kontroll. Sedan skickade jag ett e-postmeddelande till en designervän av mig om något viktigt, och han svarade aldrig. Visar sig att hans inkorg är 4 000 e-postmeddelanden djupt, så han missade det ...
Jag brukade vara den där killen, men efter att ha provat en miljon olika system insåg jag att ingen teknik fungerade för mig. Jag behövde något som passade in i mitt arbetsflöde, men ändå var meningsfullt. Nu fungerar det kanske inte för dig, men ge det en bild och kanske hittar du dig som hanterar din e-post lite bättre.
1. Inkorg <20: Jag ville verkligen arbeta med Inbox Zero-systemet, men det var inte alltid genomförbart. Ofta kunde jag finna att jag bara håller en eller två e-postmeddelanden i min inkorg, aldrig riktigt får det att hända och känner mig skyldig till det senare.
Istället för att hålla mig till "noll" -delen av regeln har jag beslutat att hålla det enkelt och se till att min inkorg alltid har mindre än 20 e-postmeddelanden. Genom att göra det känner jag mig inte skyldig för att ha för många där inne eller inte riktigt uppnått Inbox Zero. Eventuella e-postmeddelanden som finns kvar i inkorgen finns vanligtvis där eftersom de måste ageras snart, men inte nödvändigtvis omedelbart.
2. 20 minuters regel: Jag önskar att jag kunde hitta var jag läste detta, för jag skulle gärna vilja referera till det här. Men förutsättningen var att du svarar på ett textmeddelande inom två minuter, e-postmeddelanden på 20 minuter, röstmeddelanden på två timmar eller något längs dessa linjer. Oavsett de faktiska siffrorna har jag antagit 20-minutersregeln för att svara på e-post när det är möjligt.
Genom att komma tillbaka till människor förblir min inkorg rörig, människor blir inte arg eftersom jag inte har svarat och jag förblir organiserad i processen.
3. Handla, arkivera eller skräp: Varje e-postadress har en av tre åtgärder för mig. Om jag måste agera på vad som finns där, svarar jag och tar sedan det ursprungliga e-postmeddelandet och arkiverar det i en arkivmapp. Om jag behöver e-postmeddelandet men inte behöver något svar (till exempel ett kvitto eller något liknande), lägger jag in det i den arkivmappen igen. Slutligen, om det är skräppost eller skräp, skräp jag det bara permanent, på det sättet tar det inte ut hårddiskutrymme. Jag tycker att det här systemet fungerar bra för mig eftersom jag alltid vet var jag ska leta efter något, men jag blir av med röran på samma gång.
4. Hantera e-post i partier: Innan jag ens har kommit ur sängen finns det vanligtvis 30 e-postmeddelanden i min inkorg, som alla kräver någon slags uppmärksamhet. Även efter att ha trimmat fettet och tagit bort skräppost finns det fortfarande en stor mängd e-post att hantera, vilket kan vara frustrerande. Hur gör jag det?
Eftersom jag får så många e-postmeddelanden kan jag vanligtvis hantera dem i partier även inom 20-minutersregeln. Detta innebär att jag inte tappar tid att hela tiden kontrollera min inkorg, stoppa mitt andra arbetsflöde under processen.
