Det finns alltid den vänen. Du vet, den med 76 ohörda röstmeddelanden, 150 olästa texter och - gulp - 15 964 olästa e-postmeddelanden i hennes inkorg. (Eller kanske den "vänen" är du.) Hur som helst, att hålla din inkorg rensad eller till och med nå Inbox Zero kan känna sig som omöjliga anfall av #adulting. Men digitalt städning behöver inte vara ditt minst favoritarbete.
Eftersom alla tillämpar KonMari-metoden i sina hem, utnyttjade vi några produktivitetsexperter för att ge några tips om hur du får den magiska konsten att städa upp till din inkorg.
För viktiga e-postmeddelanden som reseplaner, kuponger och information från hyresvärden som du vill lagra för senare, anslut ditt konto till en anteckningsapp som Evernote. "Med e-post till Evernote-funktionen, kommer du att kunna skicka dessa e-postmeddelanden direkt till anteckningsböcker som "Kommande resor", "Uppdrag" och "Erbjudanden", säger Forrest Bryant, redaktörschef på Evernote.
Hater du att slösa bort tid på att arkivera inkommande e-postmeddelanden? Enkel fix, säger Bryant: ”Ställ in
smarta etiketter i Gmail eller regler i Outlook för att automatiskt sortera e-postmeddelanden du får baserat på avsändare eller nyckelord så att du inte slösar bort tid arkivering inkommande e-postmeddelanden i lämpliga mappar eller gräva efter det här meddelandet från din chef från en månad sedan."Om skräppost samlar in din inkorg, brukar du vana att prenumerera regelbundet via en app som Unroll.me. Du kan också avsluta prenumerationen manuellt genom att söka efter nyckelordet "avsluta prenumerationen" i e-postens sökruta. ”När jag har fem eller tio minuter före mitt nästa möte eller håller på att ringa i telefon, försöker jag avboka mig från fem eller så e-postmeddelanden åt gången, vilket håller uppgiften hanterbar, säger Shay Paulson, ägare och mediastrateg på Merit Media.
Medan ett snabbt e-postmeddelande för att schemalägga ett möte verkar bekvämt, är det exakt de typer av trådar som täpper våra inkorgar. Spara tid på dig och förhindra rörelse i inkorgen genom att använda ett onlinekalendarsystem som Schemaläggning för accuity eller Calendly istället. "På det här sättet kan du synkronisera det med din Gmail eller arbetskalender och låta människor schemalägga en tid att träffas eller chatta när det är bekvämt för alla," säger affärscoach Lindsey Anvik.
Hur irriterande är det att manuellt söka efter det e-postmeddelandet med information du behöver för att få gjort något på jobbet? Anvik rekommenderar att man minskar onödiga e-postkedjor med projekthanteringssystem som asana eller Basläger. "Båda har en app och aviseringar, så att du enkelt kan hålla reda på projekt och klienter i ett utrymme utan huvudvärk att sortera och söka igenom din inkorg," säger hon.
Om du för närvarande använder e-post för att samarbeta med grupper eller grupper av människor, säger Anvik en extern chattapp som t.ex. Skype eller Slak kan låta dig enkelt kommunicera frågor och få omedelbara svar istället för att behöva vänta på ett e-postsvar.
Natalie Wise, författare till “Handbok för självdisciplin, Har ett genialt trick för att få så mycket körsträcka ur din signatur som du kan. "Istället för att bara sätta ditt namn och titel, lägg till aktiva timmar för e-postkontroll, vanlig information som du skickar in dina e-postmeddelanden och det bästa sättet att kontakta dig," säger hon. ”Försök,‘ Jag föredrar att prata via text. Skicka dig gärna SMS till mitt nummer för ett snabbare svar. ”
Ett annat sätt att hålla en ren inkorg? Komplementera genom att ställa in fyra separata e-postkonton som tjänar specifika syften. Professionell arrangör och produktivitetskonsult Josephine Page föreslår en för personliga frågor, en för arbetet, en för e-postmarknadsföring och en för sociala medier. "Varje e-postadress kan vara ett derivat av den första, till exempel 'douglasP' för personlig eller 'douglasB' för företag," säger hon. "Det är mindre överväldigande att granska och genomföra en handlingsplan för varje e-postmeddelande om du ställer in separata e-postadresser."
Även om du förhindrar onödiga e-postmeddelanden från att kasta in din inkorg är du inte ute i skogen för underhåll. Justin Lavelle, kommunikationschef för BeenVerified, säger att han sätter ett regelbundet datum för att hantera sina e-postmeddelanden. ”Välj en tid varje vecka för att behålla din inkorg. Under den tiden blockerar du din kalender och tystnar telefonen. Skydda tiden som du skulle göra på något annat viktigt möte och ordna dig, säger han. "Sopa bort det irrelevanta, arkivera hela och prioritera att göra-listan."
